Última actualización: NOVIEMBRE 2025

Resumen rápido

En 2025, la facturación electrónica 2025 ya no es una opción: es obligatoria para autónomos y pymes en España. El problema es que muchos siguen trabajando como si nada hubiera cambiado: envían PDFs, usan software que no cumple la normativa y no controlan cómo se registran sus facturas. Resultado: facturas rechazadas, retrasos en cobros, sanciones y un caos contable que se podría evitar.

La factura electrónica NO es “subir un PDF”.
Es un formato legal con requisitos técnicos estrictos.
Si fallas → sanciones, facturas inválidas, o clientes que no te pagan.

Aquí te explico lo que NADIE está explicando:
Qué está pasando realmente, por qué todos están perdiendo dinero… y cómo salvarte de la tormenta.

1. Qué está pasando realmente con la facturación electrónica en 2025

La ley entró para “modernizar” la economía, pero lo que ha generado es un colapso silencioso:

• Autónomos sin software compatible → facturas rechazadas.
• Pymes que envían PDFs pensando que “eso ya vale”.
• Clientes que no aceptan facturas si no cumplen el estándar.
• Softwares que prometen interoperabilidad… pero no funciona.
• Retrasos en cobros de 30, 45 y hasta 90 días.
• Notificaciones electrónicas avisando de errores sin explicación clara.
• Proveedores reclamando “factura electrónica conforme al RD 1007/2023”.

Y lo más fuerte:
Muchos ni saben que ya están incumpliendo la ley.

2. ¿Qué exige realmente la ley en 2025? (traducción del legalés al español normal)

La factura electrónica debe:

• Tener formato estructurado (Facturae o similar).
• Incluir código seguro y trazabilidad.
• Permitir interoperabilidad (todos pueden leerla).
• Integrarse con sistemas homologados.
• Garantizar la inmutabilidad y autenticidad.
• En muchos casos → requerir firma digital.

Todo lo demás “no vale”.

Lo que NO es factura electrónica (pero la gente sigue creyendo):

❌ Un PDF bonito
❌ Una foto de un ticket
❌ Un Word pasado a PDF
❌ Un correo con una factura adjunta
❌ Un pantallazo de Stripe o PayPal

Si envías eso como factura electrónica → estás incumpliendo la ley.

3. Qué software vale y qué software NO vale

La pregunta del millón.

💻 Softwares válidos (en general)

• Facturadores homologados
• ERPs actualizados
• Herramientas que generen Facturae 3.2 o superior

💥 Softwares NO válidos (pero que TODOS usan)

• Casi todas las apps “low-cost” de plantillas
• Facturación en Excel / Word
• Generadores rápidos online
• Apps de móvil que envían PDF
• Webs que descargan PDFs sin estructura interna

👉 La ley exige estructura + transmisión segura, no solo “archivo”.

4. El problema oculto: el dinero que están perdiendo autónomos y pymes

💸 1. Facturas rechazadas → NO cobras

Miles de empresas están contestando:

«Factura no conforme. Reenviar en formato electrónico válido.»

Resultado:
30 días sin cobrar.

💸 2. Penalizaciones por retrasos

Si el cliente no recibe factura válida, puede alegar:

“No empezó el plazo legal de pago.”

Y entonces… empiezas de cero.

💸 3. Sanciones de Hacienda

Por errores graves o persistentes:

• Multas desde 150 €
• Hasta 10.000 € en casos de incumplimiento reiterado

💸 4. Caos contable

No concilian.
No cuadran.
Se duplican facturas.
Se renumeran mal.

El futuro expediente de inspección está servido.

5. Cómo cumplir con la factura electrónica HOY (sin gastarte un riñón)

Aquí va la parte práctica.

✔ Paso 1: Deja de enviar PDFs como si fuera 2010

Ya no valen.

✔ Paso 2: Comprueba si tu software genera Facturae

Si no: cambia YA.

✔ Paso 3: Firma tus facturas si tu sector lo exige

Muchos no lo saben, pero es obligatorio en determinados casos.

✔ Paso 4: Conecta tu software con tu asesoría

Para evitar:

• duplicidades
• errores de numeración
• modelado incorrecto del IVA
• facturas rechazadas en IRPF e IVA

✔ Paso 5: Revisa tus series de facturación

Si facturas como buen autónomo digital:

• Ventas España
• Servicios intracomunitarios
• Ventas fuera de UE
• Ventas a empresas
• Ventas a particulares

Cada una debería tener su propia serie.

✔ Paso 6: Comprueba la trazabilidad

La factura electrónica requiere:

• Identificador único
• Marcado temporal
• Hash
• Registro en línea

Muchos softwares lo maquillan, pero no lo cumplen internamente.

6. Ejemplos reales (que ya están pasando)

🔥 Caso 1: autónomo que perdió 2 meses de cobros

Envió PDF → empresa no lo aceptó → “la factura no existe legalmente”.

Cobró 68 días más tarde.

🔥 Caso 2: pyme que recibió 9 notificaciones electrónicas

El software generaba factura “a medias”.
Hacienda lo marcó como incumplimiento técnico.

Tuvo que rehacer 143 facturas.

🔥 Caso 3: autónomo de marketing que casi recibe sanción

Facturas sin firma → cliente grande no aceptó → reclamación.
La asesoría subsanó in extremis.

7. Errores típicos que vemos CADA semana

• Pensar que un PDF es factura electrónica
• No distinguir entre factura y ticket
• No numerar bien las series
• No guardar la trazabilidad
• Software “bonito” pero no homologado
• No revisar si el cliente exige formato concreto
• No conectar facturación con contabilidad
• No guardar justificantes digitales correctamente
• No revisar el modelo 303 contra la facturación electrónica

8. Qué hacer si ya la has liado (muy común)

✔ Opción 1: Rectificar la factura

Puedes:

• anularla
• emitir factura rectificativa
• rehacerla en formato electrónico válido

✔ Opción 2: Acreditar envío válido

A veces basta con demostrar:

• fecha
• envío
• trazabilidad
• firma digital

✔ Opción 3: Subsanar ante Hacienda

Si ya te llegó aviso: contesta dentro del plazo.

✔ Opción 4: Delega

Si la cosa va fea → mejor que lo haga un asesor experto.

9. Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir enviando facturas en PDF?
Solo si además generas la versión electrónica estructurada. Sin eso → no vale.

¿Hay sanciones por incumplir?
Sí: desde 150 € hasta 10.000 € según gravedad.

¿Qué software tengo que usar?
Cualquiera que genere Facturae 3.2+ y cumpla con RD 1007/2023.

¿Tengo que firmar las facturas?
En muchos sectores sí (servicios profesionales, administración pública, contratos, etc.).

¿Stripe, PayPal o Shopify generan factura electrónica válida?
No. Son recibos, no facturas electrónicas.

10. Conclusión: esto no es opcional. Es supervivencia.

La facturación electrónica ya está aquí.
El caos también.
Pero quien se adapte rápido:

• cobra antes,
• evita sanciones,
• queda bien con sus clientes,
• y duerme tranquilo.

El resto… que Dios reparta suerte.

🎯 Consejo final

Si quieres hacer esto bien sin perder horas, sin errores y sin sustos:

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