Si tu cartera de clientes es variada, seguro que te ha pasado: te pones frente al ordenador para emitir una factura y te asalta la duda: ¿Llevaba retención? ¿Me vale con el nombre o necesito el domicilio fiscal?
Facturar no es solo «hacer un papel». Es un proceso legal que cambia drásticamente si tu cliente es una empresa (B2B) o un vecino que necesita tus servicios (B2C). Equivocarte no solo te hace parecer poco profesional; puede acabar en una inspección de Hacienda o en un cliente enfadado que no puede deducirse el gasto.
En altaenautonomos.com te explicamos cómo diferenciar estos procesos para que tu contabilidad sea un reloj suizo.
1. El gran filtro: ¿Quién es tu cliente realmente?
La clave para no «meter la pata» es entender el uso que tu cliente le dará a la factura:
- Empresa/Autónomo (B2B): La factura es su arma fiscal. La necesitan para restar el IVA y el gasto en su contabilidad. Si falta un dato, su «arma» no sirve.
- Particular (B2C): Es un justificante de pago. No la usará para pagar menos impuestos, así que los requisitos de Hacienda son algo más flexibles (pero no inexistentes).
2. Facturar a Empresas y Profesionales (B2B)
Aquí no hay margen de error. Si tu cliente tiene un CIF de empresa o es un autónomo con NIF, estás en terreno profesional.
Requisitos obligatorios que NO pueden faltar:
- Numeración correlativa: No puedes saltarte números ni tener series duplicadas.
- Desglose total: Base imponible, tipo de IVA (21%, 10% o 4%) y la cuota de IVA por separado.
- La Retención de IRPF (El gran olvido): Si eres autónomo profesional (estás en la segunda o tercera sección del IAE), debes restar el IRPF en tu factura a otras empresas.
- 15% es el tipo general.
- 7% si eres nuevo autónomo (puedes aplicarlo el año que te das de alta y los dos siguientes). Tip: ¡Esto te da liquidez inmediata!
Nota importante: Nunca emitas una «Factura Simplificada» (el antiguo ticket) a una empresa si quieren deducirse el IVA. Necesitan siempre una Factura Completa.
3. Facturar a Particulares (B2C)
Aquí el cliente es el consumidor final. No va a usar tu factura para su declaración de la renta, por lo que el proceso es más «relajado».
- ¿Retención de IRPF? NUNCA. Un particular no tiene capacidad de ingresar dinero en Hacienda por ti. Si le pones retención, le estás cobrando de menos y Hacienda te reclamará ese dinero a ti después.
- Datos del cliente: Basta con nombre, apellidos y DNI. El domicilio no es estrictamente obligatorio para el cliente si el importe es bajo, aunque siempre es recomendable.
- Factura Simplificada: Si la venta es inferior a 400 € (IVA incluido), puedes emitir una factura simplificada sin los datos del cliente, siempre que tu actividad lo permita (comercio minorista, hostelería, etc.).
4. Comparativa Rápida: B2B vs B2C
| Concepto | Factura a Empresa (B2B) | Factura a Particular (B2C) |
| Identificación | NIF/CIF + Dirección Fiscal | DNI + Nombre |
| Retención IRPF | SÍ (Normalmente 15% o 7%) | NO |
| IVA | Obligatorio y desglosado | Obligatorio (aunque sea precio final) |
| Tipo de Factura | Siempre Completa | Completa o Simplificada (<400€) |
| Deducibilidad | El cliente se desgrava el IVA | El cliente NO se desgrava nada |
5. Los 3 errores que activan las alertas de Hacienda
- No aplicar retención a una empresa: Si no la incluyes, tú estás obligado a pagar ese IRPF en tu declaración de la renta, pero tu cliente podría ser sancionado por no haber ingresado esa retención.
- Confundir «Autónomo» con «Particular»: Si tu cliente es autónomo pero te contrata para arreglar el jardín de su casa, es un particular. Si lo contrata para su oficina, es B2B. Pregunta siempre: «¿Es para tu negocio?».
- Facturar sin IVA a un particular extranjero de la UE: A diferencia de las empresas (donde existe el ROI), a un particular de la UE siempre se le cobra el IVA español (salvo que superes ciertos umbrales de ventas).
6. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo emitir una factura proforma a una empresa?
Sí, pero recuerda que una factura proforma no tiene validez legal ni contable. Es solo un presupuesto con aspecto de factura. Para cobrar y declarar, necesitas la factura definitiva.
¿Qué pasa si mi cliente empresa me pide que no ponga el 15% de IRPF?
Salvo que sea una actividad exenta o estés en el régimen de módulos, la retención es obligatoria por ley. No es opcional. Si accedes, el responsable ante Hacienda eres tú.
¿Es obligatorio el domicilio del cliente en facturas B2C?
Para facturas completas, sí. Para facturas simplificadas de menos de 400 €, no es necesario identificar al destinatario.
¿Cómo facturo si mi cliente es de fuera de España?
Si es una empresa de la UE y ambos estáis en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), la factura va sin IVA. Si es fuera de la UE (EE. UU., por ejemplo), suele ir sin IVA por ser una exportación de servicios.
Conclusión: Deja que los expertos cuiden tu facturación
Llevar un negocio ya es bastante difícil como para tener que memorizar el Reglamento de Facturación. Un error en un decimal o un IRPF mal aplicado puede convertirse en una bola de nieve de recargos y sanciones.
En Alta en Autónomos, no solo te damos de alta; te acompañamos cada mes para que:
- Tus facturas sean 100% legales.
- Ahorres el máximo en impuestos aplicando las retenciones correctas.
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