Si aún haces tus facturas con Excel, tenemos una noticia que cambiará tu vida (bueno, al menos la parte aburrida de hacer facturas 😆).
📢 Breaking news: Excel para facturar está a punto de extinguirse.
Sí, como lo oyes. La nueva factura electrónica obligatoria hará que este método ya no sea válido para autónomos y empresas.
😰 “¿Y ahora qué hago?” – Tranquilo, esto no es el fin del mundo (ni de tu negocio). De hecho, este cambio te beneficiará:
- Cobrarás más rápido.
- Ahorrarás tiempo en papeleo.
- Evitarás errores que pueden costarte sanciones.
Y lo mejor de todo: podrás adaptarte gratis en 2025.
Si quieres saber cómo afecta esto a tu negocio y qué alternativas tienes, sigue leyendo. Spoiler: vas a querer cambiar YA. 🚀
- 1. ¿Es legal facturar con Excel en España?
- 2. ¿Cuándo dejará de ser legal facturar con Excel?
- 3. ¿Cuándo SÍ podrás seguir facturando con Excel?
- 4. ¿Cómo saber si un software cumple con Verifactu?
- 5. ¿Qué formatos de factura electrónica serán válidos?
- 6. ¿Por qué la factura electrónica es mejor que Excel?
- 7. Comparativa: Factura electrónica vs. Factura en Excel
- 8. Conclusión: Adáptate o quédate atrás
1. ¿Es legal facturar con Excel en España?
A día de hoy, sí. Excel cumple con la definición de factura electrónica porque se genera en formato digital.
Peeeeero… Houston, tenemos un problema 🚀: Excel no garantiza la integridad de la factura.
📌 Ejemplo que podría pasarte: Imagina que mandas una factura a un cliente en Excel, pero este la edita y cambia el importe. Resultado: problemas con Hacienda y dolores de cabeza para ti. 😵💫
Para evitar estos líos, el Gobierno ha decidido hacer obligatoria la factura electrónica estructurada en operaciones B2B (empresa a empresa).
2. ¿Cuándo dejará de ser legal facturar con Excel?
📅 Marca en el calendario 2026-2027 porque ahí es cuando Excel dejará de ser válido para empresas y autónomos.
👉 A partir de ese momento, solo podrás facturar con un formato electrónico estructurado.
💡 Para que lo entiendas fácil: Excel, Word y PDF ya no servirán en el ámbito B2B.
¿Por qué? Porque no pueden garantizar:
❌ Quién emitió la factura.
❌ Que no ha sido modificada.
❌ Una automatización fiable del proceso.
Eso sí, si facturas a particulares, todavía podrás usar Excel, aunque con ciertas restricciones.
3. ¿Cuándo SÍ podrás seguir facturando con Excel?
Si solo facturas a clientes particulares, Excel seguirá siendo una opción… pero ojo, con condiciones.
📢 Normativa Verifactu (julio 2025)
Hacienda ha dejado claras dos cosas:
✔️ Si usas Excel solo para generar e imprimir facturas, está permitido.
❌ Si lo usas para almacenar facturas y calcular impuestos, tiene que cumplir con Verifactu.
🎯 Moraleja: El límite entre lo legal y lo ilegal es cada vez más difuso. Para evitar sustos, lo mejor es usar un software de facturación certificado.
4. ¿Cómo saber si un software cumple con Verifactu?
Si quieres asegurarte de que tu software de facturación es legal, el proveedor debe darte una «declaración responsable» que lo certifique.
📢 IMPORTANTE: Usar un programa que no cumpla con Verifactu puede costarte hasta 50.000 € en multas. Sí, lo que cuesta un Tesla.
Así que, si no quieres que Hacienda te arruine el mes, elige bien tu software.
5. ¿Qué formatos de factura electrónica serán válidos?
Los formatos aceptados serán los estructurados, como:
- Facturae (el que usa la Administración Pública).
- 📌 XML (base de Facturae).
- 📌 EDIFACT o UBL (estándares internacionales).
Estos formatos permiten automatizar el proceso, reducir errores y agilizar la gestión contable.
6. ¿Por qué la factura electrónica es mejor que Excel?
La Ley Crea y Crece busca agilizar los pagos y reducir la morosidad, pero además, la factura electrónica tiene muchas ventajas para ti:
💰 Cobrarás más rápido: Hacienda podrá rastrear los pagos y actuar contra los morosos.
📉 Menos errores: El 88 % de las hojas de Excel contienen fallos.
📂 Mejor organización: Tus facturas estarán bien archivadas y accesibles.
⚠️ Evitas sanciones: Un error en una factura puede costarte hasta el 1 % de su importe (o más).
7. Comparativa: Factura electrónica vs. Factura en Excel
| Característica | Factura Electrónica B2B | Factura en Excel |
|---|---|---|
| Legalidad | ✅ Obligatoria y 100 % legal | ❌ No válida en B2B desde 2026 |
| Automatización | ✅ Envío y recepción automática | ❌ Requiere introducción manual |
| Reducción de errores | ✅ Minimiza errores humanos | ❌ Propenso a fallos |
| Cobro de facturas | ✅ Agiliza el pago | ❌ Puede generar retrasos |
| Cumplimiento fiscal | ✅ Cumple con Verifactu | ❌ Puede generar sanciones |
8. Conclusión: Adáptate o quédate atrás
Mira, lo sabemos: cambiar da pereza, pero seguir facturando con Excel es como seguir pagando en efectivo cuando todo el mundo usa Bizum.
📢 La realidad es esta:
- En 2026, Excel dejará de ser válido para empresas y autónomos.
- Si sigues usándolo en B2B, puedes tener problemas con Hacienda.
- Las multas por errores o incumplimientos pueden ser altísimas.
Entonces, ¿por qué esperar al último momento para adaptarte? 🤷♂️
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