¿Pagas alquiler de despacho, local o sala en un coworking? Entonces te suenan dos palabritas: retención y modelos 115/180. Aquí tienes la guía “cero dramas” para saber cuándo hay que retener, cómo emitir y contabilizar la factura con retención, qué porcentaje aplicar, cómo presentar el 115 trimestral y cómo cerrar el 180 anual sin sustos. Con casos reales, tablas, checklist y guiones para hablar con tu arrendador/gestor sin perder tiempo.
- 1) ¿Cuándo hay retención en el alquiler? (y cuándo NO)
- 2) ¿Qué tipo de retención aplico y sobre qué base?
- 3) Cómo hacer la factura con retención (paso a paso)
- 4) Modelo 115 (trimestral): qué es, cuándo y cómo presentarlo
- 5) Modelo 180 (anual): resumen y certificados
- 6) Casos prácticos que te vas a encontrar (y cómo se resuelven)
- 7) Errores comunes (y cómo esquivarlos)
- 🗂️ Tabla comparativa (rápida y salvavidas)
- 📈 Propuesta de gráfico (para tu post/slide)
- ✅ Checklist final (acción inmediata)
- ❓ FAQs (rápidas y útiles)
- Tip final
1) ¿Cuándo hay retención en el alquiler? (y cuándo NO)
- No hay retención en estos casos típicos:
- Vivienda (aunque pague la empresa para un empleado).
- Coworking que factura servicios (no alquiler de inmueble): mesa caliente, salas por horas, domiciliación + servicios… Suele NO llevar retención (es un servicio).
- El arrendador acredita que no procede retención (supuesto especial; te lo tiene que justificar por escrito).
- Alquiler rústico o situaciones fuera de “inmueble urbano de uso distinto a vivienda”.
Regla rápida: si el concepto es “alquiler de local/oficina” → normalmente retención. Si es “servicios de coworking” (con paquete de servicios) → normalmente sin retención.
2) ¿Qué tipo de retención aplico y sobre qué base?
- Tipo de retención orientativo para 2025: 19 %.
- Base de retención: el importe del alquiler (renta pactada + gastos repercutidos si forman parte del precio) sin IVA.
- No retienes sobre: IVA, fianza, indemnizaciones, suministros refacturados como gasto a tu nombre (si están a tu nombre y tú se los pasas al arrendador, no forman parte del alquiler).
- ¿Gastos repercutidos por el arrendador? (IBI, comunidad, basura) → si vienen en su factura sumados a la renta, sí suelen integrar la base de retención.
Ejemplo 1. Local con gastos incluidos
- Renta: 1.000 €
- Gastos comunidad repercutidos por arrendador: 100 €
- Base retención = 1.100 € → Retención = 1.100 × 19% = 209 €
- IVA (21%) sobre la renta + gastos: 1.100 × 21% = 231 €
- Total a pagar al arrendador = 1.100 + 231 – 209 = 1.122 €
- Tú ingresas a Hacienda esos 209 € con el Modelo 115.
Ejemplo 2. Coworking (servicio)
- Cuota coworking: 250 € + IVA (21%) = 302,50 €
- Sin retención (concepto servicio).
- Total a pagar: 302,50 €. No 115 ni 180 por este pago.
Ejemplo 3. Vivienda para empleado
- Alquiler vivienda: 900 € + suministros → no hay retención (uso vivienda).
- Se trata como gasto según normativa de gasto de personal/vivienda, pero sin 115/180.
Pro-tip: si dudas, pide al arrendador que te indique por escrito si el concepto es “alquiler de inmueble urbano (con IVA)” o “servicios (coworking)”. Te ahorra discusiones.
3) Cómo hacer la factura con retención (paso a paso)
Para alquiler de local/oficina (con retención):
- Renta + gastos del mes: ej. 1.100 € (como el Ejemplo 1).
- IVA (21%) sobre 1.100 € → 231 €.
- Retención (19%) sobre 1.100 € → –209 €.
- Total a pagar: 1.100 + 231 – 209 = 1.122 €.
- Texto recomendado en la factura:
- “Arrendamiento de inmueble urbano de uso distinto a vivienda.”
- “Sujeto a IVA (21%). Retención practicada del 19% sobre base 1.100 €.”
- Datos completos de arrendador y arrendatario, dirección del local y período (mes/año).
Para coworking (sin retención):
- Concepto: “Servicios de coworking (uso de puesto/salas, internet, limpieza, etc.)”.
- Base + IVA. Sin retención.
Contabilización (visión simple):
- Gasto alquiler: 1.100 €
- IVA soportado: 231 €
- Retención a ingresar (pasivo): 209 €
- Tesorería salida: 1.122 €
4) Modelo 115 (trimestral): qué es, cuándo y cómo presentarlo
- Sirve para ingresar a Hacienda las retenciones practicadas a tu arrendador por alquileres de inmuebles urbanos.
- Quién presenta: quien paga (tú).
- Periodo: trimestral (1–20 de abril, julio, octubre y enero). Si vas a mensual por volumen, lo sabrás; en la práctica, el 99% va trimestral.
- Qué se declara: suma de bases y retenciones practicadas en el trimestre.
- Si no has tenido retenciones ese trimestre (ej., solo coworking), no presentas 115 (salvo que estés obligado por otra razón concreta).
Checklist 115 antes de enviar
- Bases y retenciones cuadran con tus facturas.
- IBAN y forma de pago (cargo en cuenta) ok.
- Guardas PDF justificante (se lo enviarás al arrendador si te lo pide).
- Si te equivocaste: complementaria (añade lo que faltaba) o sustitutiva (reemplaza todo el anterior).
5) Modelo 180 (anual): resumen y certificados
- Es el resumen anual de todas las retenciones por alquiler urbano del año (las mismas que declaraste en 115).
- Periodo: enero (1–31).
- Qué incluye: datos de arrendador/es (NIF, dirección del inmueble), base anual y retención anual.
- Certificados: debes entregar al arrendador su certificado de retenciones (lo pide muchas veces para su renta o IS). En enero/febrero deja todo enviado.
Tip operativo: crea una carpeta “Alquiler — 2025 → Trimestre 1…4” con: factura mensual, justificante bancario y PDF del 115 del trimestre. En enero, el 180 sale solo.
6) Casos prácticos que te vas a encontrar (y cómo se resuelven)
A) Despacho clásico con gastos repercutidos
- Hazlo como el Ejemplo 1 (retención 19% sobre renta+gastos, sin IVA).
- Trimestral 115; anual 180 y certificado.
B) Coworking con sala de reuniones
- Servicios + IVA → sin retención.
- No hay 115/180 por estas facturas.
C) Local con suministros a tu nombre
- Si la luz/agua están a tu nombre y pagas tú a la compañía, no forman base de retención. Retienes solo sobre la renta que te factura el arrendador.
D) Cambia el propietario a mitad de año
- Parte del año con Arrendador 1 y parte con Arrendador 2 → en el 180 aparecerán dos perceptores. A cada uno su certificado.
E) Te equivocaste en el tipo/importe
- Corrige YA en el siguiente 115 con complementaria o presenta sustitutiva del trimestre afectado.
- Avisa al arrendador y emite/recibe la rectificativa si procede.
7) Errores comunes (y cómo esquivarlos)
- No practicar retención cuando el concepto es alquiler de local.
- Solución: revisa contrato y conceptos de factura; si es alquiler urbano, retén.
- Retener sobre el total con IVA.
- Solución: la retención nunca se calcula sobre el IVA.
- No presentar el 115 “porque ya pagué al casero”.
- Solución: el 115 es obligatorio para ingresar la retención.
- No cuadrar 115 con 180.
- Solución: usa serie de facturas “ALQ-2025” y una planilla con base/retención por mes.
- Confundir coworking con alquiler.
- Solución: si el coworking factura servicios, no retienes; pide desglose por escrito.
🗂️ Tabla comparativa (rápida y salvavidas)
| Situación | ¿Lleva retención? | Base de retención | Tipo orientativo | ¿115/180? | Nota práctica |
|---|---|---|---|---|---|
| Alquiler de local/oficina | Sí | Renta + gastos (sin IVA) | 19% | Sí/Sí | Añade dirección del local en factura |
| Coworking (servicios) | No | — | — | No/No | Concepto “servicios”; solo IVA |
| Vivienda (para empleado) | No | — | — | No/No | Uso vivienda: sin retención |
| Local con suministros a tu nombre | Sí | Solo la renta (sin IVA) | 19% | Sí/Sí | Suministros no entran en base |
| Cambio de arrendador en el año | Sí | Las que correspondan | 19% | Sí/Sí | Dos perceptores en el 180 |
📈 Propuesta de gráfico (para tu post/slide)
Tipo: Barras apiladas.
Series: “Renta”, “IVA repercutido”, “Retención practicada”.
Eje X: Meses del año (enero–diciembre).
Qué aporta: Visualizas de un vistazo cuánto pagas al arrendador vs cuánto ingresas a Hacienda (retención), y compruebas que lo trimestral del 115 coincide con tus barras del trimestre. Útil para detectar errores de base/retención.
✅ Checklist final (acción inmediata)
- Lee tu contrato: ¿alquiler de inmueble o servicios de coworking?
- Si es alquiler urbano, confirma tipo 19% y qué gastos entran en la base.
- Emite/recibe factura bien: renta (+gastos) + IVA – retención (cuando toque).
- Agenda: recordatorios del 115 (abril, julio, octubre, enero).
- Carpeta por trimestre: facturas + justificantes + PDF del 115.
- En enero, prepara 180 y certificados para el/los arrendadores.
- Si te equivocas, corrige con complementaria/sustitutiva y avisa al arrendador.
- Duda = pregunta; mejor una llamada que una sanción.
❓ FAQs (rápidas y útiles)
1) ¿Coworking lleva retención?
Normalmente no. Suele ser servicio (cuota + IVA), sin retención.
2) ¿La retención se calcula sobre el total con IVA?
No. Se calcula sobre la base del alquiler (renta + gastos integrados), sin IVA.
3) ¿Y si el arrendador dice que no retenga?
Pide justificante por escrito (supuesto especial). Si no lo tienes, aplica la retención.
4) ¿Tengo que presentar 115 si un trimestre no hubo alquiler con retención?
En general, no. El 115 se presenta cuando has practicado retención en ese periodo.
5) ¿Qué pasa si cambio de local a mitad de año?
En el 180 aparecerán dos perceptores con sus importes. Entrega dos certificados.
6) ¿Y si el arrendador me factura IBI/comunidad aparte?
Si van en su factura como parte del precio, entran en la base de retención. Si los pagas tú a tu nombre, no entran.
7) ¿Me he equivocado de tipo (puse 15% en lugar de 19%)?
Corrige con complementaria del trimestre afectado y ajusta el siguiente pago.
Tip final
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