Última actualización: junio 2026
Hay pocas cosas que den más rabia que hacer bien un trabajo, emitir la factura… y que el cliente desaparezca como si hubiera entrado en modo ninja.
Primero no responde al email.
Luego “lo está revisando administración”.
Después “esta semana sale”.
Y al final tú estás financiando gratis a alguien que ya ha recibido tu servicio.
La morosidad es uno de los grandes problemas de autónomos y pequeñas empresas. No solo fastidia la caja. También puede afectar a tus impuestos, porque muchas veces ya has declarado una factura que todavía no has cobrado.
En esta guía vamos a ver qué hacer si un cliente no te paga una factura, cómo reclamar sin perder los papeles, cuándo puedes recuperar el IVA y qué pasos seguir para evitar que un impago se convierta en una bola de nieve.
- Primer paso: comprobar si la factura está realmente vencida
- Segundo paso: reclamar de forma amable pero firme
- Tercer paso: ordenar las pruebas
- Cuarto paso: enviar una reclamación formal
- Quinto paso: valorar intereses de demora
- Sexto paso: decidir si reclamas judicialmente
- Qué pasa con el IVA de una factura impagada
- Cuándo puedes recuperar el IVA impagado
- Factura rectificativa: el paso que no debes olvidar
- Qué hacer si el cliente paga después de recuperar el IVA
- Errores comunes al gestionar facturas impagadas
- Cómo prevenir impagos antes de emitir la factura
- Caso práctico: autónomo con factura de 2.000 € impagada
- Relación con otros contenidos del blog
- Preguntas frecuentes sobre facturas impagadas
- Qué hago si un cliente no me paga una factura
- Puedo reclamar intereses por una factura impagada
- Tengo que declarar el IVA de una factura no cobrada
- Cuándo puedo recuperar el IVA de una factura impagada
- Sirve un email para reclamar una deuda
- Qué es un proceso monitorio
- Puedo dejar de prestar servicio si no me pagan
- Qué documentos necesito para reclamar una factura
- Conclusión
Primer paso: comprobar si la factura está realmente vencida
Antes de reclamar, revisa algo básico: si la factura ya está vencida.
Puede parecer obvio, pero muchas discusiones empiezan por no haber pactado bien el plazo de pago.
Revisa:
- fecha de emisión;
- fecha de vencimiento;
- contrato o presupuesto aceptado;
- condiciones de pago;
- emails o mensajes donde se acordó el plazo;
- si hubo entrega del servicio o producto;
- si el cliente aceptó el trabajo.
Si no pactaste plazo, en operaciones entre empresas y profesionales suele aplicarse el plazo legal general. Y si sí pactaste plazo, asegúrate de que no supera los límites legales.
La regla práctica: cuanto más claro esté el vencimiento, más fácil será reclamar.
Una factura sin vencimiento, sin contrato y sin prueba de aceptación es como ir a una pelea con un paraguas de papel.
Segundo paso: reclamar de forma amable pero firme
El primer recordatorio no tiene por qué sonar agresivo.
A veces hay despistes, errores administrativos o pagos que se han quedado en cola.
Puedes empezar con un mensaje sencillo:
“Hola, te escribo porque la factura número X, emitida el día X por importe de X €, figura pendiente de pago y venció el día X. ¿Podéis confirmarme cuándo quedará abonada?”
Claro.
Educado.
Sin novela.
Si no responden, sube un punto el tono.
Segundo aviso:
“Seguimos sin recibir el pago de la factura X. Te rogamos que regularices el importe pendiente antes del día X para evitar iniciar acciones formales de reclamación.”
La clave es dejar rastro.
Email mejor que llamada.
Y si llamas, después resume por escrito.
El “me dijo por teléfono” sirve poco cuando la cosa se complica.
Tercer paso: ordenar las pruebas
Antes de enviar reclamaciones más serias, reúne documentación.
Necesitas demostrar que existe una deuda.
Prepara:
- factura emitida;
- contrato o presupuesto aceptado;
- albarán o prueba de entrega;
- emails de aceptación;
- conversaciones relevantes;
- justificante de envío de factura;
- recordatorios enviados;
- condiciones de pago;
- extracto bancario donde se vea que no se ha cobrado;
- cualquier prueba de que el servicio se prestó.
Esto es vital si luego tienes que reclamar judicialmente o recuperar el IVA.
No esperes a que el cliente se niegue para buscar papeles.
Hazlo desde el primer impago.
Cuarto paso: enviar una reclamación formal
Si el cliente sigue sin pagar, toca dejar de mandar “recordatorios suaves”.
Puedes enviar una reclamación formal por burofax, requerimiento fehaciente, email certificado u otro medio que permita acreditar contenido, envío y recepción.
El objetivo es doble:
- presionar al cliente;
- dejar prueba de que has reclamado.
Esto es especialmente importante si más adelante quieres recuperar el IVA de una factura impagada.
La reclamación debe incluir:
- datos del acreedor;
- datos del deudor;
- número de factura;
- fecha;
- importe;
- vencimiento;
- concepto;
- plazo final de pago;
- advertencia de acciones posteriores si no paga.
No hace falta amenazar como villano de película.
Hace falta ser claro.
Quinto paso: valorar intereses de demora
En operaciones comerciales entre empresas o profesionales, si el cliente paga tarde, pueden existir intereses de demora.
En la práctica, muchos autónomos no los reclaman por no tensar la relación.
Pero conviene saber que están ahí.
Especialmente cuando el cliente se retrasa mucho, paga tarde de forma habitual o usa al proveedor como financiación gratis.
Si tienes contrato, revisa si pactaste intereses.
Si no, puede aplicar el régimen legal correspondiente.
Aun así, antes de reclamar intereses, piensa estratégicamente:
- ¿quieres mantener al cliente?
- ¿es un retraso puntual?
- ¿hay mala fe?
- ¿el importe compensa?
- ¿vas a reclamar judicialmente?
No todo impago merece guerra total.
Pero tampoco todo retraso merece silencio.
Sexto paso: decidir si reclamas judicialmente
Si el cliente no paga y la deuda está clara, puedes valorar el proceso monitorio.
El monitorio está pensado para reclamar deudas dinerarias vencidas, exigibles y documentadas.
Es útil cuando tienes factura, contrato, prueba de prestación del servicio o documentos que acreditan la deuda.
Puede servir para reclamar facturas impagadas sin iniciar directamente un procedimiento más complejo.
Pero antes de llegar ahí, revisa:
- importe de la deuda;
- solvencia del cliente;
- documentación disponible;
- coste de reclamar;
- tiempo estimado;
- posibilidades reales de cobro;
- si interesa negociar antes.
A veces una reclamación formal bien hecha desbloquea el pago.
Otras veces no queda otra que ir más allá.
Y otras, siendo sinceros, perseguir una deuda pequeña a un cliente insolvente puede salir más caro que cerrar la carpeta y aprender.
Duele, sí.
Pero también es gestión empresarial.
Qué pasa con el IVA de una factura impagada
Este punto es clave.
Si emites una factura con IVA, normalmente tendrás que declarar ese IVA aunque el cliente no te haya pagado.
Esto genera una situación bastante injusta:
tú no cobras, pero Hacienda sí.
Por suerte, en determinados casos puedes recuperar el IVA de facturas impagadas mediante modificación de la base imponible.
Pero no es automático.
Hay requisitos y plazos.
Cuándo puedes recuperar el IVA impagado
Para recuperar el IVA de una factura impagada, el crédito debe considerarse incobrable y cumplir requisitos.
De forma resumida, suele ser necesario:
- que haya pasado el plazo legal correspondiente desde el devengo;
- que la factura esté anotada en los libros registro;
- que el destinatario sea empresario o profesional, o que la base imponible supere el mínimo exigido en otros casos;
- que hayas reclamado el cobro de forma fehaciente;
- que emitas factura rectificativa;
- que comuniques la modificación a la AEAT en plazo.
Para pymes y autónomos con volumen de operaciones reducido, puede existir la posibilidad de considerar el crédito incobrable a los 6 meses. En otros casos, el plazo general es de 1 año.
Este punto hay que revisarlo bien, porque los plazos mandan.
Y si se te pasa el plazo, recuperar el IVA puede complicarse bastante.
Factura rectificativa: el paso que no debes olvidar
Para recuperar IVA, no basta con decir “no me han pagado”.
Tienes que emitir una factura rectificativa que modifique la base imponible o la cuota repercutida.
Además, debe hacerse dentro del plazo correspondiente y comunicarse a Hacienda según el procedimiento establecido.
También tendrás que conservar la prueba de reclamación al cliente.
Por eso es tan importante no esperar dos años para mirar facturas pendientes.
Los impagos tienen calendario.
Y Hacienda no suele aceptar “se me pasó porque estaba liado”.
Qué hacer si el cliente paga después de recuperar el IVA
Puede pasar.
Reclamas, rectificas, recuperas el IVA… y meses después el cliente paga.
En ese caso, hay que revisar cómo regularizar la situación.
No puedes cobrar y dejar todo como si la factura siguiera incobrable.
Habrá que tratar correctamente el ingreso, la rectificación y el IVA según corresponda.
Este es uno de esos casos donde conviene que la asesoría lo revise.
Porque arreglarlo mal puede montar un pequeño sudoku fiscal.
Errores comunes al gestionar facturas impagadas
No pactar condiciones de pago
Si no defines plazos, forma de pago y vencimiento, reclamar se vuelve más difícil.
Seguir trabajando para quien no paga
Este error es muy común.
Una factura impagada puede ser un despiste.
Tres facturas impagadas ya son una financiación gratuita.
No dejar rastro escrito
Las llamadas están bien.
Pero lo que salva una reclamación es la prueba documental.
No reclamar formalmente
Si quieres recuperar IVA, necesitarás acreditar que has reclamado el cobro.
Un “te llamé varias veces” no suele bastar.
Olvidar el IVA
Muchos autónomos se centran en cobrar la base, pero no revisan que ya han ingresado un IVA que no han cobrado.
Esperar demasiado
Cuanto más tiempo pasa, peor.
Peor para cobrar.
Peor para reclamar.
Peor para recuperar IVA.
Cómo prevenir impagos antes de emitir la factura
La mejor forma de gestionar impagos es reducirlos antes de que ocurran.
Cobra una parte por adelantado
Especialmente en proyectos grandes.
Puede ser 30 %, 50 % o una reserva.
Depende del servicio.
Firma presupuesto o contrato
Aunque sea sencillo.
Debe indicar:
- servicio;
- precio;
- plazo de pago;
- forma de pago;
- vencimiento;
- consecuencias del retraso;
- propiedad del trabajo si procede;
- entregables;
- condiciones de cancelación.
Usa hitos de pago
No esperes al final de un proyecto largo para cobrar todo.
Divide:
- inicio;
- entrega intermedia;
- entrega final.
Revisa clientes nuevos
Si el cliente da señales raras antes de empezar, escúchalas.
El cliente que regatea todo, exige urgencia y evita firmar suele traer aventura.
Y no de las buenas.
Automatiza recordatorios
Un sistema de facturación puede enviar avisos antes y después del vencimiento.
No es magia.
Pero evita olvidos y profesionaliza el cobro.
Caso práctico: autónomo con factura de 2.000 € impagada
Imagina que Laura, diseñadora freelance, entrega un proyecto web.
Factura: 2.000 € + IVA.
Vencimiento: 30 días.
El cliente no paga.
Qué debería hacer:
- Revisar contrato, factura y vencimiento.
- Enviar primer recordatorio amable.
- Enviar segundo aviso con plazo concreto.
- Reunir pruebas de entrega y aceptación.
- Enviar reclamación formal fehaciente.
- Valorar monitorio si no hay respuesta.
- Controlar plazos para recuperar IVA si el impago continúa.
- No seguir haciendo trabajos adicionales sin cobrar lo pendiente.
Lo importante no es ponerse agresiva.
Es ponerse ordenada.
Un impago gestionado con método tiene muchas más opciones de resolverse.
Relación con otros contenidos del blog
Este post conecta muy bien con otros contenidos de altaenautonomos.com:
Preguntas frecuentes sobre facturas impagadas
Qué hago si un cliente no me paga una factura
Primero revisa si la factura está vencida. Después reclama por escrito, reúne pruebas y, si no paga, envía una reclamación formal. Si sigue sin pagar, puedes valorar una reclamación judicial o proceso monitorio.
Puedo reclamar intereses por una factura impagada
Sí, en operaciones comerciales pueden existir intereses de demora si el cliente incumple el plazo de pago. Conviene revisar contrato, plazos y estrategia antes de reclamarlos.
Tengo que declarar el IVA de una factura no cobrada
En general, sí. El IVA repercutido se declara aunque el cliente no haya pagado, salvo que puedas aplicar correctamente el procedimiento para modificar la base imponible por crédito incobrable.
Cuándo puedo recuperar el IVA de una factura impagada
Cuando el crédito cumple los requisitos para considerarse incobrable y sigues el procedimiento: reclamación fehaciente, factura rectificativa y comunicación a Hacienda en plazo.
Sirve un email para reclamar una deuda
Puede servir como prueba de comunicación, pero para determinados efectos, como recuperar IVA, conviene usar medios que acrediten fehacientemente la reclamación.
Qué es un proceso monitorio
Es un procedimiento para reclamar deudas dinerarias vencidas, exigibles y documentadas. Puede ser útil para facturas impagadas si tienes pruebas suficientes.
Puedo dejar de prestar servicio si no me pagan
Depende del contrato y del tipo de servicio. En muchos casos puede pactarse la suspensión por impago, pero conviene revisar antes para no incumplir tú también.
Qué documentos necesito para reclamar una factura
Factura, contrato o presupuesto aceptado, prueba de entrega, comunicaciones, recordatorios, justificantes y cualquier documento que acredite la deuda.
Conclusión
Que un cliente no pague una factura no es solo un problema de cobro.
Es un problema de tesorería, fiscalidad y gestión.
La clave está en no improvisar.
Revisa el vencimiento.
Reclama por escrito.
Guarda pruebas.
Formaliza la reclamación.
Controla el IVA.
Y no dejes que el impago se pudra en una carpeta.
En altaenautonomos.com te ayudamos a ordenar tus facturas, revisar tus modelos, gestionar el IVA de facturas impagadas y llevar tu actividad con más control.
Porque cobrar tarde ya fastidia bastante.
Pero pagar impuestos por facturas que no has cobrado, sin hacer nada, fastidia el doble.
