Qué hacer si Hacienda te pide justificar gastos deducidos en 2026

Última actualización: junio 2026

Pocas cosas ponen más nervioso a un autónomo que recibir una notificación de Hacienda.

Y si encima la carta dice que tienes que justificar gastos deducidos, el cuerpo entra automáticamente en modo:

“¿Qué he hecho yo ahora?”

La buena noticia es esta:

que Hacienda te pida justificar gastos no significa que hayas hecho nada mal.

La mala:

si respondes mal, tarde o con documentación floja, un simple requerimiento puede convertirse en un problema mucho más caro.

En 2026, Hacienda cruza cada vez más información: facturas, modelos trimestrales, declaraciones informativas, bancos, plataformas digitales, proveedores, clientes y operaciones intracomunitarias.

Por eso es cada vez más habitual que autónomos y pymes reciban requerimientos relacionados con gastos deducidos en IVA, IRPF o Sociedades.

En esta guía te explicamos qué hacer si Hacienda te pide justificar gastos, qué documentación debes preparar, qué errores evitar y cómo responder con cabeza.

Sin pánico.

Pero sin improvisar.

Porque un requerimiento no se contesta con nervios.

Se contesta con papeles.

Qué significa que Hacienda te pida justificar gastos deducidos

Cuando Hacienda te pide justificar gastos deducidos, lo que está haciendo es comprobar si esos gastos cumplen los requisitos necesarios para ser deducibles.

No está diciendo necesariamente que sean falsos.

Está diciendo:

“Enséñame por qué esto que has metido como gasto se puede deducir.”

Puede ocurrir en relación con:

• IVA soportado deducido en el Modelo 303;
• gastos incluidos en el Modelo 130;
• gastos declarados en la Renta;
• gastos de una sociedad en el Impuesto de Sociedades;
• facturas recibidas;
• operaciones con proveedores;
• compras de bienes;
• servicios profesionales;
• gastos de vehículo;
• dietas y comidas;
• facturas extranjeras;
• software;
• publicidad;
• suministros;
• alquileres;
• compras online.

El requerimiento puede referirse a un trimestre concreto, a un ejercicio completo o a determinados gastos específicos.

La clave es leer bien la notificación.

No responder a ciegas.

Lo primero: no entres en pánico

La reacción normal es ponerse nervioso.

Pero no conviene.

Un requerimiento de documentación no es una inspección completa.

Puede ser simplemente una comprobación limitada, una verificación de datos o una solicitud concreta de facturas y justificantes.

Lo importante es actuar rápido y con orden.

Cuando recibas una notificación:

• léela entera;
• identifica qué impuesto revisan;
• mira qué periodo afecta;
• revisa qué documentación piden;
• apunta el plazo;
• no contestes sin revisar;
• no ignores la notificación;
• no subas documentos al azar.

Hacienda no necesita que le mandes toda tu vida fiscal.

Necesita lo que te pide, bien presentado y bien explicado.

Revisa el plazo antes de hacer nada

Cada notificación indica su propio plazo.

Muchas veces el plazo para atender un requerimiento puede ser de 10 días hábiles, aunque siempre debes comprobar lo que dice exactamente la carta.

Importante:

los días hábiles no son lo mismo que días naturales.

Normalmente no cuentan sábados, domingos ni festivos.

Pero no lo dejes para el último día.

Porque contestar deprisa suele acabar en:

• facturas mal subidas;
• documentos repetidos;
• explicaciones incompletas;
• errores de periodo;
• archivos que no se abren;
• y ese clásico “se me olvidó justo la factura importante”.

Si necesitas más tiempo, en algunos casos puede solicitarse ampliación de plazo.

Pero no esperes a que el plazo esté a punto de morir como planta sin riego.

Identifica qué gasto te están cuestionando

Antes de buscar documentos, debes saber qué está revisando Hacienda.

Puede pedirte:

• facturas recibidas de un trimestre;
• justificantes de determinados gastos;
• libros registro;
• extractos bancarios;
• contratos;
• prueba de afectación a la actividad;
• detalle de gastos de vehículo;
• facturas de comidas;
• documentación de software extranjero;
• justificantes de pagos;
• explicación de ingresos y gastos;
• desglose de IVA soportado;
• relación entre gasto y actividad.

No todos los requerimientos son iguales.

Un requerimiento sobre IVA no se responde igual que uno sobre IRPF.

Uno sobre facturas extranjeras no se responde igual que uno sobre comidas.

Uno sobre vehículo no se responde igual que uno sobre software.

Primero entiende qué quieren.

Después prepara la respuesta.

Qué requisitos debe cumplir un gasto deducido

Para que un gasto sea defendible, debe cumplir varios requisitos.

No basta con tener una factura.

Tampoco basta con haberlo pagado.

Un gasto debe estar:

• vinculado a tu actividad;
• justificado documentalmente;
• registrado correctamente;
• imputado al periodo adecuado;
• pagado o pendiente de pago de forma coherente;
• separado de gastos personales;
• relacionado con la obtención de ingresos.

En IVA, además, necesitas que el IVA soportado sea deducible y que exista factura válida o documento justificativo adecuado.

La frase clave es esta:

un gasto deducible debe poder explicarse.

Si no puedes explicar por qué ese gasto ayuda a tu actividad, tienes un problema.

Y si para explicarlo necesitas una película de tres temporadas, quizá ese gasto no era tan claro.

Documentación básica que debes preparar

Si Hacienda te pide justificar gastos, normalmente tendrás que preparar una carpeta ordenada.

No mandes documentos sueltos sin sentido.

Organiza la información.

Facturas recibidas

Incluye las facturas completas relacionadas con los gastos revisados.

Deben contener:

• número;
• fecha;
• proveedor;
• NIF del proveedor;
• tus datos fiscales;
• concepto;
• base imponible;
• IVA, si procede;
• total.

Si la factura está mal emitida, conviene revisar antes de aportarla.

Justificantes de pago

No siempre los piden, pero ayudan mucho.

Puedes aportar:

• transferencias;
• cargos de tarjeta;
• recibos bancarios;
• justificantes de PayPal;
• pagos por Stripe;
• extractos bancarios;
• recibos domiciliados.

El justificante de pago no sustituye a la factura, pero refuerza que el gasto existió.

Libros registro

Si el requerimiento afecta al IVA, pueden pedir libro registro de facturas recibidas.

Si afecta a IRPF, puede tener sentido aportar libros de ingresos y gastos.

Lo importante es que los importes cuadren.

Si la factura dice una cosa, el libro otra y el modelo otra, mal.

Contratos o presupuestos

Muy útiles en servicios profesionales.

Por ejemplo:

• contrato de asesoría;
• contrato de publicidad;
• presupuesto aceptado;
• propuesta de servicio;
• condiciones del proveedor;
• contrato de alquiler;
• contrato de software;
• acuerdo con colaborador.

Sirven para explicar el gasto.

Prueba de relación con la actividad

A veces no basta con factura y pago.

Hay que explicar por qué el gasto era necesario.

Ejemplos:

• campañas publicitarias vinculadas a ventas;
• software usado en clientes;
• formación relacionada con la actividad;
• desplazamiento a reunión;
• comida con cliente;
• compra de material profesional;
• herramienta necesaria para prestar servicios.

Aquí conviene preparar una explicación breve y clara.

No hace falta escribir una novela.

Hace falta que se entienda.

Gastos que Hacienda suele revisar más

Hay gastos que llaman más la atención.

No porque estén prohibidos siempre.

Sino porque se usan mal con frecuencia.

Gastos de vehículo

El coche es uno de los grandes clásicos.

Hacienda puede pedirte justificar:

• combustible;
• reparaciones;
• seguro;
• renting;
• leasing;
• aparcamiento;
• peajes;
• mantenimiento.

El problema suele estar en el uso mixto.

Si usas el coche para trabajar y también para tu vida personal, debes tener un criterio defendible.

Documentos útiles:

• facturas completas;
• justificantes de pago;
• agenda de visitas;
• partes de trabajo;
• contratos con clientes;
• kilómetros recorridos;
• rutas;
• relación con la actividad.

No vale simplemente:

“Lo uso para trabajar.”

Eso lo dice todo el mundo.

Hay que poder demostrarlo.

Comidas y restaurantes

Otro foco habitual.

Una comida puede ser deducible en ciertos casos.

Pero no cualquier comida.

Documentación útil:

• factura completa;
• justificante de pago;
• motivo de la comida;
• cliente o proveedor relacionado;
• fecha;
• contexto profesional.

Ejemplo defendible:

comida con cliente después de una reunión comercial.

Ejemplo flojo:

menú diario al lado de casa sin ninguna explicación.

El problema no es comer.

El problema es llamar “reunión estratégica” a todos los macarrones del mes.

Software y herramientas digitales

Cada vez más habitual.

Hacienda puede pedir justificar gastos de:

• Canva;
• ChatGPT;
• Adobe;
• Notion;
• Google;
• Meta;
• Shopify;
• hosting;
• dominios;
• CRM;
• automatizaciones;
• herramientas de IA;
• almacenamiento en la nube.

Aquí debes demostrar:

• factura o documento válido;
• proveedor;
• uso profesional;
• relación con tu actividad;
• tratamiento correcto del IVA;
• si es factura española, intracomunitaria o extranjera.

El error más común es tener solo cargos de tarjeta y no facturas.

El cargo prueba que pagaste.

Pero no siempre prueba fiscalmente lo que necesitas.

Publicidad y marketing

Los gastos de publicidad suelen ser defendibles si el negocio tiene sentido.

Pero deben estar documentados.

Ejemplos:

• Meta Ads;
• Google Ads;
• TikTok Ads;
• campañas de email marketing;
• diseño de creatividades;
• SEO;
• agencia de marketing;
• landing pages;
• herramientas de analítica.

Documentos útiles:

• facturas;
• capturas de campañas;
• informes;
• contratos;
• justificantes de pago;
• relación con actividad.

Si invertiste 2.000 € en publicidad, conviene poder enseñar algo más que el cargo bancario.

Gastos de casa si trabajas desde vivienda habitual

Tema delicado.

Si trabajas desde casa, puede haber gastos deducibles, pero no todo vale.

Hay que separar:

• IRPF;
• IVA;
• suministros;
• internet;
• teléfono;
• parte afectada de la vivienda;
• uso profesional real.

Aquí suelen aparecer errores por aplicar porcentajes sin criterio o meter gastos domésticos completos.

Documentación útil:

• comunicación de afectación;
• facturas;
• metros destinados a la actividad;
• criterio de imputación;
• justificación del uso profesional.

Si deduces el 100 % de la luz de una vivienda donde también vives, mala señal.

Ropa y gastos personales

La ropa común suele ser problemática.

Solo suele tener mejor defensa si es vestuario profesional específico.

Ejemplos más defendibles:

• uniforme;
• ropa de seguridad;
• EPIs;
• prendas con uso profesional específico.

Ejemplos problemáticos:

• trajes;
• ropa casual;
• zapatos;
• ropa “para reuniones”;
• estética personal.

Tener factura no convierte una camisa en gasto deducible.

Por muy bonita que quede en LinkedIn.

Facturas extranjeras

Muy habituales en autónomos digitales.

Hacienda puede revisar si las has tratado bien.

Debes comprobar:

• país del proveedor;
• si es UE o fuera de UE;
• si aplica inversión del sujeto pasivo;
• si hay Modelo 349;
• si hay VAT extranjero;
• si se declaró en el Modelo 303;
• si la factura está a tu nombre.

El error típico:

deducir VAT extranjero como IVA español.

O no declarar una operación intracomunitaria porque la factura venía sin IVA.

Qué hacer paso a paso si recibes el requerimiento

Paso 1: descarga y guarda la notificación

No trabajes desde una captura borrosa.

Descarga la notificación completa.

Guárdala en PDF.

Anota:

• fecha de recepción;
• plazo;
• número de expediente;
• impuesto;
• periodo;
• documentación solicitada.

Paso 2: entiende exactamente qué pide Hacienda

No respondas de memoria.

Lee punto por punto.

A veces piden todas las facturas de un periodo.

Otras veces solo piden una factura concreta.

Otras piden justificar determinados gastos.

Otras piden libros registro.

Responder con cosas que no piden puede confundir más que ayudar.

Paso 3: localiza las facturas

Busca todas las facturas relacionadas.

Revisa que estén bien emitidas.

Si hay errores, valora si se puede pedir rectificación al proveedor antes de contestar.

No esperes al último día para pedir facturas corregidas.

Paso 4: prepara justificantes de pago

Asocia cada factura con su pago.

Lo ideal es que pueda verse:

• proveedor;
• importe;
• fecha;
• cuenta bancaria;
• método de pago.

Si pagaste en efectivo, tendrás menos trazabilidad.

En esos casos, la factura y la explicación deben estar especialmente claras.

Paso 5: prepara una explicación breve

No mandes solo documentos.

Cuando el gasto pueda generar dudas, acompaña con una explicación.

Ejemplo:

“La factura corresponde a una campaña de publicidad realizada para captar clientes del servicio X durante el periodo revisado. El gasto está vinculado a la actividad y fue registrado en el libro de facturas recibidas.”

Claro.

Corto.

Útil.

No hace falta contar la historia completa de tu marca desde 2019.

Paso 6: revisa que todo cuadre

Antes de enviar, comprueba:

• facturas;
• importes;
• fechas;
• modelos;
• libros;
• pagos;
• explicación;
• periodo revisado.

Si Hacienda pide 2T 2026, no mezcles facturas del 3T salvo que tengan relación clara.

El orden importa.

Mucho.

Paso 7: presenta la respuesta por el canal correcto

Normalmente podrás contestar desde la sede electrónica, aportando documentación al expediente correspondiente.

Asegúrate de:

• subir archivos legibles;
• usar nombres claros;
• no duplicar documentos;
• incluir explicación;
• guardar justificante de presentación.

Ejemplo de nombre de archivo:

Factura_MetaAds_Mayo2026.pdf
Pago_MetaAds_Mayo2026.pdf
Libro_Facturas_Recibidas_2T2026.pdf

Mucho mejor que:

documento1.pdf
scan_432_final_bueno.pdf
imagen_whatsapp_3.pdf

Paso 8: guarda justificante de la respuesta

Cuando presentes documentación, guarda el justificante.

No lo dejes en el navegador.

Descárgalo.

Guárdalo con el expediente.

Si más adelante hay que demostrar que contestaste en plazo, ese justificante vale oro.

Qué no debes hacer nunca

No ignores la notificación

Ignorar una notificación de Hacienda es mala idea.

El procedimiento seguirá.

Y tú perderás capacidad de defensa.

No respondas sin revisar

Mandar documentos al azar puede empeorar la situación.

Una respuesta incompleta puede generar nuevos requerimientos.

No inventes explicaciones

Si un gasto no es defendible, mejor analizar cómo corregir.

Inventar una justificación débil puede salir peor.

No aportes documentos manipulados

Esto es obvio, pero conviene decirlo.

Jamás alteres facturas, fechas, importes o justificantes.

Una cosa es corregir con factura rectificativa.

Otra muy distinta es tocar documentos.

No metas más información de la necesaria

Aportar de más puede abrir melones que nadie había pedido.

Responde a lo solicitado.

Con orden.

Con claridad.

Sin hacer de detective contra ti mismo.

No esperes al último día

Porque siempre falla algo:

• certificado digital;
• Cl@ve;
• PDF demasiado grande;
• factura que no aparece;
• proveedor que no responde;
• archivo que no se sube;
• internet que decide tener personalidad propia.

Caso práctico 1: Hacienda pide justificar gastos de publicidad

Un autónomo de ecommerce recibe un requerimiento sobre IVA soportado del 2T.

Hacienda pide justificar facturas de publicidad.

El autónomo prepara:

• facturas de Meta Ads;
• facturas de Google Ads;
• justificantes de pago;
• resumen de campañas;
• explicación de que las campañas promocionaban productos vendidos en su tienda;
• libro registro de facturas recibidas.

Respuesta correcta:

documentación ordenada, clara y relacionada con la actividad.

Error habitual:

subir solo los cargos bancarios.

Eso se queda corto.

Caso práctico 2: Hacienda revisa gastos de vehículo

Una autónoma dedujo gastos de combustible y reparaciones.

Hacienda pide justificar afectación del vehículo.

Documentación útil:

• facturas;
• justificantes de pago;
• agenda de visitas;
• clientes visitados;
• rutas;
• kilómetros aproximados;
• explicación del uso profesional.

Si solo aporta tickets de gasolina, la defensa será débil.

Caso práctico 3: Hacienda pide facturas de software extranjero

Un consultor dedujo gastos de herramientas SaaS.

Hacienda pide documentación.

Debe aportar:

• facturas descargadas del proveedor;
• justificantes de pago;
• explicación del uso profesional;
• tratamiento fiscal aplicado;
• si procede, relación con Modelo 303 y 349.

Error habitual:

tener solo extractos bancarios.

Caso práctico 4: Hacienda cuestiona comidas

Un autónomo dedujo varias comidas.

Hacienda pide justificación.

Debe aportar:

• facturas completas;
• pagos;
• motivo profesional;
• cliente o proveedor relacionado;
• fecha de reunión;
• relación con actividad.

Si solo tiene tickets sin datos y ninguna explicación, el gasto puede caer.

Qué pasa si Hacienda no acepta los gastos

Si Hacienda no acepta los gastos, puede eliminar la deducción.

Eso puede provocar:

• más IVA a pagar;
• más IRPF;
• más Impuesto de Sociedades;
• intereses de demora;
• posible sanción;
• regularización del periodo revisado.

No todos los casos acaban en sanción.

Depende del tipo de error, importe, conducta y procedimiento.

Pero lo importante es evitar llegar ahí con documentación pobre.

Puedo corregir antes de que Hacienda resuelva

Depende del caso y del momento del procedimiento.

Si detectas que hay errores reales, conviene analizar si procede rectificar, aportar explicación o asumir el ajuste.

No improvises.

A veces defender un gasto indefendible empeora el resultado.

Otras veces, un gasto sí era defendible, pero estaba mal documentado.

Por eso hay que revisar caso por caso.

Cómo prevenir futuros requerimientos

La mejor forma de contestar bien un requerimiento es no tener que reconstruir todo a última hora.

Pide factura completa siempre

Especialmente en gastos importantes.

Nada de tickets arrugados.

Separa cuentas personales y profesionales

No mezcles compras del negocio con compras de casa.

Amazon no es el cajón de todo.

Guarda justificantes de pago

Factura + pago = defensa mucho más fuerte.

Clasifica gastos cada mes

No esperes al trimestre.

Menos caos.

Más control.

Documenta gastos delicados

Vehículo, comidas, viajes, formación y software extranjero deben estar especialmente claros.

Revisa modelos antes de presentar

Modelo 303, Modelo 130, Modelo 349 y libros deben tener coherencia.

Trabaja con una asesoría que revise, no solo presente

Presentar modelos es una cosa.

Revisar criterio fiscal es otra.

Y ahí está la diferencia.

Relación con otros contenidos del blog

Este post conecta muy bien con otros contenidos de altaenautonomos.com:

• Qué gastos puedes deducir en el Modelo 303 sin errores

• Errores en el Modelo 303 que te hacen pagar de más

• Facturas extranjeras autónomos IVA: Amazon, Meta y Google

• Asesoría para autónomos

Preguntas frecuentes sobre justificar gastos deducidos ante Hacienda

Qué hago si Hacienda me pide justificar gastos

Primero lee bien la notificación, identifica impuesto y periodo, revisa el plazo y prepara la documentación solicitada. No respondas sin ordenar facturas, pagos y explicación del gasto.

Cuánto tiempo tengo para responder a Hacienda

Depende de la notificación concreta. Muchas veces puede ser un plazo de 10 días hábiles, pero debes revisar siempre lo que indica la carta.

Sirve un ticket para justificar un gasto

Puede ayudar a probar un pago, pero normalmente no sirve para deducir IVA si no cumple requisitos de factura válida. Para deducir IVA necesitas factura completa o factura simplificada con datos suficientes.

Hacienda puede rechazar un gasto aunque tenga factura

Sí. Si el gasto no está vinculado a la actividad o no puedes justificar su necesidad profesional, Hacienda puede rechazarlo aunque exista factura.

Qué pasa si no encuentro una factura

Intenta pedir duplicado al proveedor. Si no la consigues, tendrás más difícil defender el gasto, especialmente si dedujiste IVA.

Puedo aportar extractos bancarios

Sí, pero como apoyo. El extracto bancario prueba el pago, pero no sustituye a la factura cuando la factura es necesaria.

Debo enviar toda mi contabilidad

No necesariamente. Debes aportar lo que Hacienda solicita y lo necesario para justificarlo. Enviar documentos de más puede complicar la respuesta.

Qué pasa si Hacienda no acepta los gastos

Puede regularizar el impuesto, exigir mayor cuota, intereses y, en algunos casos, sanción.

Puedo pedir más plazo para responder

En determinados casos puede solicitarse ampliación de plazo. Conviene hacerlo antes de que venza el plazo inicial.

Necesito asesor para contestar un requerimiento

No es obligatorio, pero sí muy recomendable si no tienes claro qué aportar o cómo justificar los gastos. Una mala respuesta puede complicar un procedimiento sencillo.

Conclusión

Que Hacienda te pida justificar gastos deducidos no significa que estés condenado.

Significa que toca demostrar lo que has declarado.

Y ahí está la clave:

si tienes facturas correctas, pagos claros, gastos vinculados a tu actividad y una explicación ordenada, el requerimiento puede resolverse sin drama.

Pero si tienes tickets sueltos, facturas mal emitidas, gastos personales mezclados y cero documentación, el asunto se complica.

La solución no es tener miedo a deducir gastos.

La solución es deducir con criterio.

En altaenautonomos.com revisamos tus gastos, tus facturas, tus modelos y tus requerimientos para que no tengas que enfrentarte a Hacienda con una carpeta caótica y cara de “yo pensaba que esto valía”.

Porque deducir bien está genial.

Pero poder defenderlo está todavía mejor.